Rewdrożenie systemu Comarch ERP – kiedy warto przeprowadzić je w firmie?

Wdrożenie systemu ERP to proces dopasowany nie tylko do używanego oprogramowania, ale przede wszystkim do sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Firmy jednak się zmieniają – rozwijają nowe obszary działalności, zwiększają skalę operacji, modyfikują strukturę organizacyjną, uruchamiają nowe magazyny, zakłady produkcyjne czy kanały sprzedaży. Zmieniają się również przepisy, technologie oraz oczekiwania użytkowników.

W rezultacie system Comarch ERP, dobrze odpowiadający na potrzeby organizacji kilka lat wcześniej, może z czasem przestać być wykorzystywany w optymalny sposób.

Nie zawsze oznacza to konieczność zakupu zupełnie nowego systemu. W wielu przypadkach właściwym krokiem jest rewdrożenie Comarch ERP, a moment na taką decyzję przychodzi zwykle wtedy, gdy codzienna praca firmy rozminęła się z konfiguracją programu.

W dalszej części wpisu znajdziesz listę sygnałów ostrzegawczych, przebieg takiego projektu krok po kroku oraz odpowiedź na pytanie, co dzieje się z dotychczasowymi danymi.

Czym jest rewdrożenie systemu ERP?

Rewdrożenie można określić jako ponowne, całościowe podejście do funkcjonującego już w przedsiębiorstwie systemu ERP.

Nie jest to zwykła aktualizacja programu ani usunięcie pojedynczego problemu technicznego. Punktem wyjścia jest ponowne przeanalizowanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie oraz sprawdzenie, czy obecna konfiguracja systemu rzeczywiście wspiera aktualny sposób działania firmy.

W praktyce rewdrożenie może oznaczać przebudowę konfiguracji istniejącego środowiska Comarch ERP, uporządkowanie procesów i danych, zmianę wykorzystywanych funkcji, przygotowanie nowych integracji czy też przeniesienie przedsiębiorstwa do innego produktu z rodziny Comarch ERP.

Zakres każdego projektu ustalany jest indywidualnie.

Kiedy warto rozważyć rewdrożenie Comarch ERP?

Jedną z najczęstszych przyczyn jest sytuacja, w której przedsiębiorstwo korzysta z systemu ERP od wielu lat, podczas gdy sposób jego funkcjonowania znacząco się zmienił.

System mógł być pierwotnie przygotowany dla mniejszej organizacji, innego modelu sprzedaży lub prostszych procesów magazynowych czy produkcyjnych. W kolejnych latach firma rozwijała się, natomiast konfiguracja ERP była jedynie sukcesywnie uzupełniana o kolejne funkcje i modyfikacje.

Po pewnym czasie może powstać środowisko działające poprawnie, lecz niewykorzystujące pełnych możliwości systemu.

Rewdrożenie ma uzasadnienie między innymi wtedy, gdy:

• procesy biznesowe w firmie znacząco zmieniły się od czasu pierwszego wdrożenia,
• część operacji nadal wykonywana jest poza systemem ERP, np. w arkuszach kalkulacyjnych lub dodatkowych aplikacjach,
• użytkownicy wykonują wiele niepotrzebnych lub powtarzalnych czynności,
• system ma dużą liczbę modyfikacji narosłych przez lata i wymaga uporządkowania,
• pojawiają się problemy z jakością, spójnością lub strukturą danych,
• dotychczasowy system wymaga nowych integracji z innymi programami,
• firma uruchamia nowe obszary działalności, magazyny, oddziały, produkcję lub nowe kanały sprzedaży,
• obecna konfiguracja utrudnia dalszy rozwój przedsiębiorstwa,
• firma chce przejść na inny produkt z rodziny Comarch ERP,
• przedsiębiorstwo przejęło system po poprzednim dostawcy lub partnerze wdrożeniowym i chce uporządkować jego funkcjonowanie.

Częstym sygnałem wskazującym na potrzebę rewdrożenia bywa też zdanie powtarzane przez pracowników: „system tego nie potrafi", mimo że dana funkcja jest dostępna, lecz nie została wcześniej właściwie skonfigurowana lub wdrożona.

Rewdrożenie zaczynamy od analizy

Najważniejszym etapem rewdrożenia nie jest instalacja oprogramowania, lecz analiza.

Konsultanci MRP-KODER wspólnie z Klientem badają obecny sposób wykorzystywania systemu, strukturę organizacji oraz najważniejsze procesy biznesowe. Pozwala to ustalić, co w istniejącym środowisku zachować, co zmodyfikować, a co zaprojektować od nowa.

Analiza może obejmować m.in. sprzedaż, zakupy, gospodarkę magazynową, produkcję, finanse i księgowość, obieg dokumentów, raportowanie oraz integracje z pozostałymi systemami.

Bardzo ważnym elementem prac jest rozmowa z użytkownikami. Osoby pracujące każdego dnia z systemem najlepiej wiedzą, jakie czynności zajmują najwięcej czasu, gdzie pojawiają się problemy oraz co wymaga usprawnienia.

Na tej podstawie można przygotować docelową koncepcję działania systemu.

Jak może wyglądać rewdrożenie systemu Comarch ERP?

Każdy projekt jest inny, jednak pełna usługa rewdrożenia zwykle składa się z kilku etapów.

Pierwszym jest audyt obecnego środowiska oraz analiza procesów biznesowych. Sprawdzana jest konfiguracja systemu, wykorzystywane moduły, dane, uprawnienia, modyfikacje oraz istniejące integracje.

Następnie przygotowywana jest koncepcja docelowa. Określamy, w jaki sposób system powinien wspierać poszczególne procesy oraz jakie zmiany należy wprowadzić.

Kolejnym etapem może być przygotowanie i konfiguracja nowego środowiska. W zależności od projektu część dotychczasowych ustawień zostaje zachowana, a część powstaje od początku.

Bardzo ważnym obszarem jest także migracja i uporządkowanie danych. Rewdrożenie to dobra okazja, aby zweryfikować jakość informacji znajdujących się w systemie, usunąć zbędne rekordy oraz ujednolicić sposób ich wprowadzania.

Później przygotowywane i weryfikowane są integracje z pozostałymi systemami, np. narzędziami sprzedażowymi, magazynowymi, produkcyjnymi, e-commerce czy innymi aplikacjami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie.

Przed startem pracy w nowym środowisku prowadzone są testy procesów biznesowych. Obejmują one pojedyncze funkcje, a także cały przebieg procesu – od momentu wprowadzenia dokumentu lub zamówienia aż po jego dalszą obsługę.

Ważną częścią projektu są również szkolenia użytkowników. Nawet dobrze skonfigurowany system nie przyniesie oczekiwanych efektów, jeżeli pracownicy nie będą wiedzieli, jak prawidłowo z niego korzystać.

Ostatnim etapem jest uruchomienie produkcyjne oraz wsparcie powdrożeniowe.

Rewdrożenie to również okazja do uporządkowania firmy

Dobrze przeprowadzone rewdrożenie nie powinno polegać na prostym odtworzeniu starego systemu w nowym środowisku.

To dobry moment, aby zadać pytanie: czy proces funkcjonujący w firmie od wielu lat nadal powinien wyglądać dokładnie tak samo?

W trakcie projektu często okazuje się, że część procedur da się uprościć, niektóre czynności zautomatyzować, a informacje rozproszone dotychczas po kilku miejscach przenieść do jednej, spójnej bazy.

Dzięki temu rewdrożenie może przynieść firmie znacznie większą wartość niż sama zmiana techniczna.

Celem powinien być system prostszy w obsłudze, lepiej dopasowany do aktualnych procesów i przygotowany na dalszy rozwój przedsiębiorstwa.

Czy rewdrożenie oznacza utratę dotychczasowych danych?

Nie musi.

Zakres przenoszonych informacji ustalany jest podczas analizy projektu. W zależności od używanego systemu Comarch ERP, stanu baz oraz oczekiwań Klienta możliwe jest przygotowanie odpowiedniej strategii migracji danych.

Czasami zasadne jest przeniesienie bardzo szerokiego zakresu informacji. W innych przypadkach korzystniejsze bywa rozpoczęcie pracy na uporządkowanych danych podstawowych przy jednoczesnym zachowaniu dostępu do historycznego systemu.

Nie ma tu jednego wariantu właściwego dla wszystkich przedsiębiorstw. Strategia migracji powinna uwzględniać potrzeby operacyjne firmy, bezpieczeństwo danych oraz koszt całego przedsięwzięcia.

Rewdrożenie systemu po innym partnerze Comarch

MRP-KODER może również przejąć opiekę nad systemem Comarch ERP wdrożonym wcześniej przez innego dostawcę.

Zmiana partnera wdrożeniowego nie oznacza, że cały system musi zostać zbudowany od początku. Pierwszym krokiem powinno być poznanie istniejącego środowiska oraz określenie jego mocnych i słabych stron.

Na tej podstawie można zdecydować, czy wystarczy optymalizacja wybranych obszarów, czy korzystniejsze będzie pełne rewdrożenie.

Takie podejście pozwala zachować wartościowe elementy dotychczasowego środowiska, a jednocześnie uporządkować obszary utrudniające codzienną pracę lub dalszy rozwój przedsiębiorstwa.

Doświadczenie MRP-KODER w rewdrożeniach Comarch ERP

MRP-KODER ma doświadczenie we wdrażaniu systemów Comarch ERP od podstaw, a także w projektach polegających na rewdrożeniu, rozwoju i optymalizacji istniejących środowisk ERP.

Doświadczenie naszych konsultantów pozwala spojrzeć na system nie tylko od strony technicznej, ale przede wszystkim z perspektywy procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Nie zakładamy z góry, że wszystko należy budować od początku. Analizujemy istniejące środowisko i wspólnie z Klientem wybieramy zakres zmian uzasadniony biznesowo.

Rewdrożenie systemu ERP jest poważnym projektem, dlatego przed rozpoczęciem prac warto dokładnie omówić obecną sytuację, problemy oraz cele, jakie firma chce osiągnąć.

Zastanawiasz się nad rewdrożeniem Comarch ERP? Porozmawiajmy!

Jeżeli korzystasz już z systemu Comarch ERP, ale masz wrażenie, że jego obecna konfiguracja nie odpowiada potrzebom Twojej firmy, nie oznacza to od razu konieczności wymiany całego oprogramowania.

Być może wystarczy audyt, optymalizacja wybranych obszarów albo pełne rewdrożenie.

Skontaktuj się z MRP-KODER. Chętnie poznamy sposób funkcjonowania Twojego systemu, odpowiemy na pytania i uwagi oraz pomożemy określić, jaki zakres zmian będzie najlepszy dla Twojej organizacji.

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz wdrożenia Comarch ERP od podstaw, przejęcia istniejącego środowiska, czy pełnego rewdrożenia – pomożemy na każdym etapie projektu.

FAQ